Avez-vous l’impression constante de manquer de temps pour passer à travers votre to do list ? Avez-vous la sensation que votre emploi du temps vous domine et non l’inverse ? Pourtant, vous organisez vos journées efficacement, vous la planifiez, vous anticipez. Mais voilà, une succession d’imprévus arrivent et votre gestion du temps devient chaotique.
Je partage avec vous quelques conseils pour mieux s’organiser. Je les applique moi-même au quotidien depuis des années et ces méthodes m’ont toujours aidée à rester en maîtrise de mes plages horaires. Cela n’évite pas, bien entendu, les bouclages de projet plus intenses et des périodes de travail plus ardues, mais je tiens tellement à mon équilibre de vie privée vie pro que j’en reviens toujours à ces bonnes pratiques de gestion du temps.
Le grand bénéfice de cette méthode : productivité et efficacité garantie ! Et grande satisfaction à la clé !
Alors, prêt.es à devenir des champion.nes de la gestion du temps ?
Conseil numéro 1 : analysez la façon dont vous dépensez votre temps
Notre rapport au temps est étrange. Nous courrons après le temps mais nous le consommons de manière anarchique et inutile à de nombreux moments de la journée.
Notre temps se répartit en plusieurs unités :
- le temps professionnel obligatoire : celui que nous passons à travailler.
Il nous permet de gagner de l’argent. Il peut procurer du plaisir (d’apprendre, de progresser, d’obtenir des responsabilités…) mais aussi un mal-être (milieu de travail toxique par exemple).
- le temps personnel obligatoire : c’est celui que nous passons à faire les courses, préparer les repas, étendre des lessives, faire faire les devoirs aux enfants, prendre rendez-vous chez le dentiste, attendre le plombier, etc.
Ce temps peut être vécu comme une charge mentale pénible, mais il peut également générer une satisfaction lorsque les tâches sont accomplies.
- le temps de loisirs / le temps pour soi : celui que nous dépensons à la salle de sport, au cinéma, au restaurant, à lire un livre, à bricoler, à marcher dans la nature, etc.
Ce temps libre procure du plaisir et du bien-être. Il est enrichissant et énergisant. Malheureusement, c’est ce temps-là que nous avons tendance à sacrifier pour laisser plus de temps aux autres unités.
- le temps perdu : celui qui ne sert à rien (ou pas à grand-chose) avec en tête de liste le temps à scroller indéfiniment sur les réseaux sociaux, mais aussi le temps à se lamenter que tout va de travers, à critiquer l’entreprise avec son collègue à la machine à café.
Ce temps génère un mal-être diffus, de la frustration, de la jalousie. Nous pourrions tellement mieux utiliser ce temps-là !
- le temps du sommeil : parce que oui, c’est important de dormir !
À l’aide de cette matrice, vous pourriez écrire combien de temps vous passez sur chaque unité de temps en 24h. En toute honnêteté, combien de temps avez-vous passé à perdre votre temps ?
Personnellement, je me bats contre moi-même pour ne pas me laisser happer par les réseaux sociaux. Je ne compte pas le nombre de fois où je prends mon téléphone afin de chercher / vérifier une information et 30 minutes plus tard, j’y suis encore alors que je n’ai toujours pas pris le temps de me consacrer à ce pourquoi j’y suis allée. Pas vous ?
Une fois, le nombre d’heures calculées, y-a-t-il une possibilité de raccourcir les temps qui ne procurent pas de plaisir ou de satisfaction ? Par exemple, pour alléger le temps personnel obligatoire, j’ai opté pour la livraison des courses et le dimanche, je fais du batch cooking pendant deux heures pour m’alléger le temps de préparation des dîners dans la semaine.
Conseil numéro 2 : mettez-vous des objectifs précis et réalistes quotidiens à inscrire dans votre agenda
Avez-vous des objectifs mensuels (ou trimestriels ou semestriels) bien définis ? Que devez-vous accomplir chaque semaine pour atteindre ces objectifs ?
La bonne idée est de mettre en place la méthode SMART permettant de définir un objectif : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini.
Si vous savez où vous allez, il devient plus facile de découper votre emploi du temps en actions que vous devez produire pour atteindre votre objectif : un retroplanning vous permettra de savoir ce que vous devez faire chaque semaine.
Chaque semaine, établissez une to do liste précise et réaliste en :
- évaluant le temps de travail nécessaire pour chaque action,
- laissant de la place pour l’imprévu (il y en a toujours !) et pour les sollicitations externes (ex : une réunion d’équipe non prévue, un collègue qui vous demande une contribution sur tel dossier, etc.),
- découpant la semaine en jour et en établissant une to do list quotidienne.
- tenez-vous en à ce que vous avez inscrit dans votre to do liste. Si d’autres idées / tâches arrivent, planifiez-les dans votre prochaine to do liste.
Vous pouvez écrire votre to do liste dans un carnet ou dans les notes de votre téléphone / ordinateur.
Pour ma part, j’utilise un logiciel de gestion de projet, Trello, avec l’abonnement de base gratuit. Je le trouve très pratique et facile à prendre en main. C’est mon tableau de bord : je le consulte tous les matins et je l’enrichis également des actions à poser pour la suite. Si vous travaillez en équipe, vous pouvez partager vos tableaux de bord et les rendre collaboratifs.
Ensuite, réservez des plages horaires dans votre agenda pour réaliser l’ensemble de ces tâches. Cela vous évitera d’accepter une réunion alors que vous aviez prévu de rédiger un rapport que vous devez impérativement remettre demain matin. Et proposez de placer la réunion dans la place que vous avez laissé dans votre agenda pour l’imprévu.
Quelle satisfaction à la fin de la journée / de la semaine de cocher la liste de ce que vous avez accompli. Vous pourrez vous féliciter pour votre productivité et votre efficacité. Vous êtes en route vers l’atteinte de vos objectifs !
Conseil numéro 3 : planifiez vos plages horaires et faites du “batching”
Lorsque vous avez établi vos objectifs et votre do to liste de la semaine, regroupez vos tâches en plage horaire définie afin d’optimiser votre temps. On appelle cette méthode “le batching” : elle vient du monde culinaire qui consiste à cuisiner en grande quantité une fois par semaine certains aliments. Ensuite, il n’y a plus qu’à les assaisonner pour que le dîner soit prêt.
C’est le même principe avec le travail. Prévoyez de faire une tâche une seule fois dans la semaine pour ne plus avoir à y revenir. Par exemple, si vous devez préparer un pitch de présentation d’un nouveau projet, faites-le en une seule fois et non pas un peu tous les jours. Plongez dans le dossier, vous serez plus efficace que sur un temps morcelé.
Et pour les tâches qui se répètent de semaine en semaine (ex : monitorer des KPI, produire un rapport, faire un point avec l’équipe, etc.), réservez-leur le même jour et la même plage horaire. Une routine efficace et claire pour tous !
Conseil numéro 4 : priorisez et commencez vos journées par les tâches ardues
Nous avons tendance à démarrer notre journée en nous occupant des toutes les petites bricoles, de manière aléatoire et sans stratégie. Et de fil en aiguille, la matinée passe. Par exemple, vous avez démarré la journée en répondant au mail d’un collègue : quelques minutes plus tard, il vous répond en vous demandant un document supplémentaire, vous le produisez, puis vous le renvoyez. Puis une collègue vient toquer à la porte… Et à midi, vous ne vous êtes toujours pas occupé de votre to do liste !
Chaque jour, déterminez quel est votre gros morceau de la journée. Quelle tâche va vous demander le plus de travail, d’effort, de concentration ? Commencez par celle-ci. Cette tâche devient votre priorité absolue : vous êtes responsable de la mettre en œuvre. C’est elle qui génèrera le plus de résultats à votre journée et apportera probablement le plus de satisfaction au moment de fermer votre ordinateur.
Ensuite, vous terminerez par les tâches les plus faciles et les plus rapides.
Conseil numéro 5 : concentrez-vous
Combien de fois êtes-vous interrompu.e par heure ? Par les notifications de votre téléphone et celles de votre ordinateur, par un coup de fil, par un collègue qui frappe à votre porte, etc. Les occasions d’être dérangées sont innombrables et nous les provoquons nous-même : “tiens, si j’allais faire un petit tour sur mes réseaux sociaux !”
Savez-vous qu’il nous faut 20 minutes pour atteindre le même niveau de concentration que nous avions avant d’être perturbé par un événement extérieur. Donc si vous voulez de la productivité et de l’efficacité, fermez votre boîte mail, mettez votre téléphone sur silencieux et, fermez la porte de votre bureau !
Et afin de maximiser votre temps de concentration, vous pouvez adopter la méthode Pomodoro qui consiste à travailler par tranche de 25 minutes, puis prendre une pause de 5 minutes. Au bout de quatre phases, vous pouvez prendre une pause plus longue de 20 à 30 minutes.
Vous voilà outillé.e pour une meilleure gestion de votre temps ! Je vous souhaite de magnifiques journées de travail efficaces et productives.